Archiviazione ottica e conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che da validità legale ai documenti informatici, similmente ai documenti originali cartacei, rendendo un documento digitale a valore probatorio. La normativa italiana ha regolamentato nel corso degli anni la procedura della conservazione digitale o sostitutiva, fornendo tutte le “istruzioni” giuridiche per evitare di produrre altra carta e “distruggere” quella presente nei vecchi archivi catacei.

La normativa italiana, quindi, permette la totale dematerializzazione di quasi tutti i documenti cartacei. Si parte dalle fatture, grazie alla fatturazione elettronica, passando per i libri contabili, obbligatori per tutte le aziende, sino ad arrivare alle cartelle cliniche, la cui “portabilità” in digitale sarà obbligatoria a partire da Luglio 2010.

Perchè è utile la conservazione sostitutiva ?

Perchè si risparmiano molti soldi. Sono tutti i costi derivanti dalla gestione dei documenti aziendali basata ancora sulla carta. La carta si accumula, si formano archivi di grande dimensioni, che fanno spendere soldi all’azienda e perdere tempo ai dipendenti. La gestione documentale informatica, risolve questo problema. Tutte le informazioni possono essere infatti gestiti attraverso procedure e protocolli informatici. E grazie ai software di Document e Content Management System, si riescono a sviluppare procedure di recupero, gestione e ricerca delle informazioni, più performanti.